Wat is een creditnota?
Een creditnota is een boekhoudkundig document waarmee u het bedrag van een oorspronkelijke factuur corrigeert of vermindert. Ze legt een annulering, terugbetaling, korting na facturering of andere wijziging vast die een verlaging van de gefactureerde prijs rechtvaardigt.
In de praktijk vormt ze de omgekeerde verrichting van een verkoopfactuur. De oorspronkelijke factuur doet een vordering op de klant ontstaan, terwijl de creditnota die vordering vermindert of opheft.
Een Belgische onderneming reikt bijvoorbeeld een factuur van 121 € inclusief btw uit voor een dienst. Daarna blijkt dat de dienst volledig moet worden geannuleerd. Een creditnota van 100 € exclusief btw en 21 € btw neutraliseert de bedragen van die factuur.
Deze correctie moet verantwoord, identificeerbaar en in de boekhouding opgenomen zijn. De oorspronkelijke factuur blijft bewaard: ze wordt niet zomaar verwijderd.
Wat is het verschil tussen een factuur en een creditnota?
Een factuur vermeldt de te betalen prijs voor de verkoop van een product of de levering van een dienst. Een creditnota vermindert een eerder gefactureerd bedrag.
| Document | Functie | Gebruikelijk effect |
|---|---|---|
| Factuur | Een verkoop of dienst factureren | Verhoogt het bedrag dat de klant verschuldigd is |
| Creditnota | Een factuur annuleren of verminderen | Verlaagt het verschuldigde bedrag |
| Debetnota | Een extra bedrag factureren | Verhoogt het verschuldigde bedrag |
| Verbeterende factuur | Een gegeven of verrichting corrigeren | Afhankelijk van de correctie |
Een creditnota of creditfactuur is dus geen gewone nieuwe verkoopfactuur. Ze zorgt ervoor dat de aangebrachte wijziging traceerbaar blijft.
Is een creditnota hetzelfde als een tegoed?
Ja. In het gewone taalgebruik verwijzen de termen ‘creditnota’, ‘tegoed’ en ‘creditfactuur’ doorgaans naar hetzelfde soort document.
De term creditnota wordt vooral in België gebruikt, onder meer in facturatiesoftware en de boekhouding van zelfstandigen en vennootschappen.
Let wel: een commercieel tegoed, bijvoorbeeld een aankoopbon voor een consument, is niet noodzakelijk een boekhoudkundige creditnota die aan de btw-regels voldoet.
Bronnen: Justel: arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, article 5, mentions de la facture
Wanneer moet u in België een creditnota opmaken?
Een creditnota is aangewezen als een uitgereikte factuur om een gegronde reden moet worden verminderd of geannuleerd.
Artikel 12 van koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 bepaalt dat een verbeterend document moet worden opgesteld wanneer bepaalde facturatiedocumenten na hun uitreiking moeten worden gecorrigeerd.
Er kunnen verschillende situaties voorkomen.
Volledige annulering van een factuur
Bij een volledige annulering vervalt het volledige gefactureerde bedrag.
Dat is onder meer het geval als een bestelling wordt geannuleerd, een dienst uiteindelijk niet zal worden uitgevoerd of een factuur dubbel is uitgereikt.
Voorbeeld: een vennootschap factureert 500 € exclusief btw met 105 € btw. De bestelling wordt volledig geannuleerd. Een creditnota van 605 € inclusief btw neutraliseert de oorspronkelijke factuur.
Als er een nieuwe verrichting moet worden gefactureerd, kan daarvoor een nieuwe, correcte factuur worden opgesteld.
Gedeeltelijke annulering, retour van goederen of prijsvermindering
Een gedeeltelijke creditnota wordt gebruikt wanneer slechts een deel van de oorspronkelijke factuur moet worden gecorrigeerd.
De meest voorkomende situaties zijn:
- De retour van een product of goederen.
- Een commerciële korting die na de facturering wordt toegekend.
- Een prijsvermindering wegens een gebrek.
- Een gefactureerde hoeveelheid die groter is dan de geleverde hoeveelheid.
- De annulering van een deel van een dienst.
- De gedeeltelijke terugbetaling van oorspronkelijk gefactureerde kosten.
Voorbeeld: een klant heeft vijf artikelen besteld voor elk 100 € exclusief btw. Eén artikel wordt teruggestuurd. De leverancier reikt een creditnota uit die alleen op dat artikel betrekking heeft, met de bijbehorende btw.
De oorspronkelijke factuur blijft geldig voor de vier behouden artikelen.
Facturatiefout of onjuist bedrag
Een fout kan betrekking hebben op de prijs, het btw-tarief, de hoeveelheden, de klantgegevens of een ander verplicht gegeven.
Als de factuur al is uitgereikt, moet de correctie worden gedocumenteerd. Een creditnota is geschikt als ze het bedrag verlaagt. Afhankelijk van de aard van de fout kan een ander verbeterend document worden gebruikt.
Als een zelfstandige bijvoorbeeld per vergissing 1 000 € exclusief btw factureert in plaats van 800 €, kan die een creditnota van 200 € exclusief btw uitreiken, vermeerderd met de bijbehorende btw.
Als het btw-nummer van de klant onjuist is zonder dat de prijs verandert, is een volledige financiële annulering daarentegen niet noodzakelijk vereist.
Overzicht: wanneer gebruikt u een creditnota?
| Situatie | Gebruikelijke oplossing |
|---|---|
| Bestelling volledig geannuleerd | Volledige creditnota |
| Een deel van de producten teruggestuurd | Gedeeltelijke creditnota |
| Korting na facturering | Creditnota voor de vermindering |
| Te hoge prijs gefactureerd | Creditnota voor het verschil |
| Onjuist btw-tarief | Verbeterend document en passende fiscale regularisatie |
| Factuur naar de verkeerde klant gestuurd | Gedocumenteerde correctie van de factuur |
| Dienst gedeeltelijk uitgevoerd | Creditnota voor het niet-factureerbare deel |
| Klant betaalt alleen te laat | Niet automatisch een creditnota |
U moet nagaan of de handelstransactie werkelijk moet worden gecorrigeerd. Een betalingsachterstand betekent op zich niet dat de verkoop is geannuleerd.
Bronnen: Justel: arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, article 5, mentions de la facture · SPF Finances: Base d’imposition
Hoe maakt u in België een creditnota?
Om een correcte creditnota op te stellen, neemt u de gegevens van de oorspronkelijke factuur over, omschrijft u de wijziging nauwkeurig en past u de juiste btw-behandeling toe.
Dit zijn de belangrijkste stappen.
Stap 1: zoek de oorspronkelijke factuur op
Zoek eerst de te corrigeren factuur op in uw facturatiesoftware of boekhouding.
Controleer het nummer, de uitreikingsdatum, de naam van de klant, de maatstaf van heffing en het gebruikte btw-tarief.
Het verband tussen de oorspronkelijke factuur en het verbeterende document moet duidelijk en ondubbelzinnig zijn.
Stap 2: bepaal de reden voor de correctie
Vermeld waarom de creditnota nodig is: retour van goederen, prijsfout, annulering van een bestelling, commerciële korting of een andere reden.
Deze informatie vereenvoudigt de bedrijfsadministratie en helpt om de correctie bij een controle te verantwoorden.
Stap 3: bereken het te crediteren bedrag
Bepaal het betrokken bedrag exclusief btw, de bijbehorende btw en het totaal inclusief btw.
De creditnota mag alleen betrekking hebben op de gecorrigeerde elementen. Bij een gedeeltelijke correctie mag u niet het volledige factuurbedrag annuleren.
Als meerdere tarieven zijn gebruikt, moet elk deel afzonderlijk worden herberekend.
Stap 4: maak een verbeterend document
Geef het document de werkelijke uitreikingsdatum en een uniek nummer. Neem de gegevens van de leverancier en de klant, de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, de reden en de gecorrigeerde bedragen over.
De nota moet ook de btw-vermeldingen bevatten die op de situatie van toepassing zijn.
Stap 5: stuur de creditnota naar de klant
De leverancier of verkoper die het document uitreikt, bezorgt het via het toegestane kanaal aan de klant.
Sinds 1 januari 2026 moeten creditnota’s die onder de Belgische verplichting voor elektronische B2B-facturering vallen, worden verwerkt volgens de regels voor gestructureerde elektronische facturen, onder meer via Peppol.
Er bestaan uitzonderingen, met name voor bepaalde internationale verrichtingen of correcties van facturen van vóór 2026.
Stap 6: boek de correctie en regulariseer de btw
Het document opmaken volstaat niet. De creditnota moet in de boekhouding worden opgenomen en in de btw-aangifte worden verwerkt wanneer de onderneming aangifteplichtig is.
U moet ook bepalen of de klant een terugbetaling krijgt, of het bedrag met een volgende factuur kan worden verrekend, of dat een nog openstaande vordering gewoon moet worden verminderd.
Bronnen: Justel: arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, article 5, mentions de la facture · e-facture: Champ d’application de la facturation électronique obligatoire · e-facture: FAQ, droit à déduction, notes de crédit et sanctions
Welke vermeldingen zijn verplicht op een creditnota?
Een creditnota moet de gecorrigeerde verrichting ondubbelzinnig identificeerbaar maken.
Afhankelijk van de aard van de verrichting en de toepasselijke facturatieregels bevat ze onder meer:
- De identificatie van het document: de vermelding ‘Creditnota’ en een uniek nummer volgens een samenhangende nummering.
- De uitreikingsdatum: de werkelijke datum waarop de nota is aangemaakt en uitgereikt.
- De gegevens van de leverancier: naam of maatschappelijke benaming, adres van de zetel en btw-identificatienummer.
- De gegevens van de klant: identiteit, adres en btw-nummer wanneer vereist.
- De verwijzing naar de oorspronkelijke factuur: het nummer en bij voorkeur de datum van het gecorrigeerde document.
- De reden voor de correctie: annulering, retour, fout, korting of commerciële prijsvermindering.
- De omschrijving van de verrichting: het betrokken product, de goederen, de dienst of de hoeveelheid.
- Het gecrediteerde bedrag exclusief btw: de maatstaf van heffing waarop de correctie betrekking heeft.
- Het btw-tarief en het btw-bedrag: een uitsplitsing per tarief waar nodig.
- Het totale gecrediteerde bedrag: het bedrag inclusief btw dat met de correctie overeenkomt.
- De specifieke fiscale vermeldingen: bijvoorbeeld een vermelding over verlegging van heffing, vrijstelling of teruggaaf van btw wanneer de regelgeving dat vereist.
Koninklijk besluit nr. 1 regelt de vermeldingen op facturen en bepaalde verbeterende documenten, met name in de artikelen 5, 12 en 13.
De vermelding over de aan de Staat terug te storten btw
Wanneer een creditnota de leverancier onder de voorwaarden van de Belgische wetgeving recht geeft op teruggaaf van btw, bepaalt artikel 4 van koninklijk besluit nr. 4 dat het document voor de klant in de betrokken gevallen de volgende vermelding bevat:
‘Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.’
Deze vermelding herinnert de klant eraan dat de btw-aftrek moet worden gecorrigeerd als die de btw op de oorspronkelijke factuur al had afgetrokken.
Ze is vooral belangrijk bij verrichtingen tussen btw-plichtige ondernemingen.
Deze zin alleen maakt een creditnota echter nog niet fiscaal geldig: ook de grond voor de teruggaaf, de bewijsstukken en de overige voorwaarden moeten in orde zijn.
Voorbeeld van een creditnota in België
Dit vereenvoudigde voorbeeld betreft de volledige annulering van een factuur van 121 € inclusief btw tegen 21 %.
| Veld | Voorbeeld |
|---|---|
| Documenttype | CREDITNOTA |
| Nummer | NC-2026-001 |
| Uitreikingsdatum | 14/10/2026 |
| Leverancier | Naam, adres van de zetel, btw-nummer |
| Klant | Naam, adres, btw-nummer indien van toepassing |
| Oorspronkelijke factuur | F-2026-125 van 09/10/2026 |
| Reden | Volledige annulering van de dienst |
| Gecrediteerde basis exclusief btw | 100,00 € |
| Btw-tarief | 21 % |
| Gecrediteerde btw | 21,00 € |
| Totaal gecrediteerd | 121,00 € |
Bedrag van de oorspronkelijke factuur: 121,00 € inclusief btw. Gecrediteerd bedrag: 121,00 € inclusief btw. Factuursaldo na correctie: 0,00 €.
Dit voorbeeld is bewust vereenvoudigd. Vul het aan met de werkelijke gegevens van de partijen, de fiscale vermeldingen en de gegevens die voor de betrokken verrichting nodig zijn. Het is geen universeel juridisch model.
Bronnen: Justel: arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, article 5, mentions de la facture · Sénat: réponse du ministre des Finances, document rectificatif et restitution (question 647)
Hoe berekent u de btw op een creditnota correct?
De basisregel is eenvoudig: een creditnota moet de btw corrigeren die bij de oorspronkelijk gefactureerde verrichting hoort.
Voor de berekening onderscheiden we drie elementen:
- Het bedrag exclusief btw, de prijs zonder belasting.
- Het btw-bedrag, berekend op de maatstaf van heffing.
- Het bedrag inclusief btw, het totaal met alle belastingen inbegrepen.
Een creditnota verlaagt deze bedragen wanneer ze ten onrechte waren gefactureerd of wanneer een verkoop wordt verminderd.
Berekening van een volledige creditnota tegen 21 %
We vertrekken van een oorspronkelijke factuur van 100 € exclusief btw, belast tegen 21 %.
| Element | Oorspronkelijke factuur | Rekenkundige correctie |
|---|---|---|
| Bedrag exclusief btw | 100,00 € | −100,00 € |
| Btw tegen 21 % | 21,00 € | −21,00 € |
| Totaal inclusief btw | 121,00 € | −121,00 € |
De correctie annuleert de drie bedragen volledig.
Formule:
Te corrigeren btw = gecrediteerd bedrag exclusief btw × btw-tarief / 100.
In dit voorbeeld:
100 × 21 / 100 = 21 € btw.
Het totale gecorrigeerde bedrag is dus 121 €.
Hoe berekent u de btw op een creditnota vanuit het bedrag inclusief btw?
Als u alleen het totale factuurbedrag kent, kunt u de formule voor de omgekeerde btw-berekening gebruiken.
Bedrag exclusief btw = bedrag inclusief btw ÷ (1 + btw-tarief / 100).
Om 121 € inclusief btw tegen 21 % te annuleren:
121 ÷ 1,21 = 100 € exclusief btw.
Het bijbehorende btw-bedrag is:
121 − 100 = 21 €.
Als u de correctie met negatieve tekens weergeeft, zoals in de calculator van CalculTVA.be:
−121 ÷ 1,21 = −100 € exclusief btw.
−121 − (−100) = −21 € btw.
U mag dus niet gewoon 21 % van 121 € aftrekken. De btw wordt berekend op de basis exclusief belasting, niet op het totaal inclusief btw.
Meer uitleg over deze methode vindt u in onze gids over de omgekeerde btw-berekening.
Voorbeeld van een gedeeltelijke creditnota tegen 6 %
Een leverancier factureert verschillende producten aan een klant, maar een deel van de goederen wordt teruggestuurd.
De waarde exclusief btw van de teruggestuurde producten bedraagt 50 €, met een oorspronkelijk btw-tarief van 6 %.
De correctie wordt als volgt berekend:
- Bedrag exclusief btw: −50,00 €.
- Btw tegen 6 %: −3,00 €.
- Bedrag inclusief btw: −53,00 €.
De creditnota verlaagt het factuurbedrag dus met 53 € inclusief btw.
Alleen de btw op de retour moet worden gecorrigeerd. Het deel van de verkoop dat de klant behoudt, blijft ongewijzigd.
Voorbeeld van een creditnota met meerdere btw-tarieven
Een factuur kan meerdere producten of diensten met verschillende btw-tarieven bevatten.
In dat geval moet u de correctie per tarief uitsplitsen. Het zou onjuist zijn om één tarief op het totale bedrag van de creditnota toe te passen.
We nemen een creditnota voor twee factuurlijnen:
| Gecorrigeerde basis | Gecorrigeerde btw | Totaal inclusief btw |
|---|---|---|
| −100,00 € tegen 21 % | −21,00 € | −121,00 € |
| −50,00 € tegen 6 % | −3,00 € | −53,00 € |
| Totaal: −150,00 € | −24,00 € | −174,00 € |
De gedeeltelijke annulering van deze twee lijnen geeft dus een totale vermindering van 174 € inclusief btw.
Bij meerdere tarieven blijft de methode dezelfde: bepaal elke maatstaf van heffing, pas het bijbehorende tarief toe en tel de correcties op.
Hoe gaat u om met btw-afrondingen?
Afrondingen kunnen een verschil van één cent veroorzaken tussen de oorspronkelijke factuur en een latere berekening.
Een basis van −0,50 € tegen 21 % geeft bijvoorbeeld:
−0,50 × 0,21 = −0,105 € btw.
Bij rekenkundige afronding op de dichtstbijzijnde cent, waarbij een halve cent van nul weg wordt afgerond, is het weergegeven resultaat −0,11 €.
Facturatiesoftware kan echter een eigen afrondingsmethode gebruiken, onder meer naargelang elke lijn afzonderlijk of een per tarief gegroepeerd bedrag wordt afgerond.
Tip: vergelijk bij een volledige annulering altijd de gecrediteerde bedragen met de oorspronkelijke factuur om onverklaarde verschillen te vermijden.
Kunt u een gratis calculator gebruiken voor een creditnota?
Ja. Met de gratis btw-calculator van CalculTVA.be kunt u een correctie controleren door een negatief bedrag en het betrokken tarief in te voeren.
U kunt vertrekken van een prijs exclusief of inclusief btw en vervolgens het bijbehorende belastingbedrag controleren.
De hoofdcalculator aanvaardt negatieve bedragen. In de tabel met meerdere lijnen kunt u momenteel echter geen negatieve eenheidsprijzen invoeren. Gebruik voor meerdere tarieven de hoofdcalculator afzonderlijk voor elke basis.
Deze tool helpt bij de berekening, maar maakt niet automatisch een rechtsgeldige creditnota, verstuurt geen Peppol-documenten en vervangt geen boekhoudsoftware.
Bronnen: SPF Finances: Base d’imposition · Peppol BIS Billing: Spécifications de calcul et d’arrondi
Welke invloed heeft een creditnota op de btw?
De uitreiking van een creditnota kan de oorspronkelijk door de leverancier verschuldigde btw en de aftrekbare btw van de klant wijzigen.
Het effect hangt af van de gecorrigeerde verrichting, de toepasselijke btw-regeling en het eventuele recht op teruggaaf.
Gevolgen voor de door de leverancier verschuldigde btw
Wanneer een onderneming een dienst van 1 000 € exclusief btw tegen 21 % factureert, brengt ze normaal 210 € btw in rekening.
Als ze nadien een verantwoorde vermindering van 200 € exclusief btw toekent, bedraagt de btw op de creditnota 42 €.
De correctie bedraagt dus 242 € inclusief btw.
Als aan de wettelijke voorwaarden voor teruggaaf is voldaan, kan de leverancier de 42 € btw op de vermindering terugkrijgen of verrekenen.
De omzet uit deze verkoop daalt ook met 200 € exclusief btw.
U moet wel een onderscheid maken tussen de fiscale teruggaaf van belasting en de commerciële terugbetaling aan de klant. Een creditnota leidt niet automatisch tot een bankoverschrijving.
Gevolgen voor de aftrekbare btw van de klant
Bij de professionele klant is de situatie omgekeerd.
Als die al 210 € btw op de oorspronkelijke factuur heeft afgetrokken en een creditnota met 42 € btw ontvangt, moet die de aftrek regulariseren voor zover de btw oorspronkelijk was afgetrokken, in het tijdvak waarin die het verbeterende document ontvangt.
Het terugvorderbare btw-bedrag op de aankoop wordt dan verlaagd.
Als de klant geen recht op aftrek had, is de behandeling anders: u kunt niet zomaar aannemen dat alle btw op een creditnota eerder is afgetrokken.
Hoe verwerkt u een creditnota in de Belgische btw-aangifte?
De periodieke btw-aangifte bevat specifieke roosters voor creditnota’s.
| Rooster | Gebruikelijke toepassing |
|---|---|
| 49 | Basis exclusief btw van uitgereikte creditnota’s voor de betrokken uitgaande handelingen |
| 64 | Terug te vorderen btw op uitgereikte creditnota’s |
| 85 | Basis exclusief btw van ontvangen creditnota’s voor de betrokken inkomende handelingen |
| 63 | Terug te storten btw naar aanleiding van ontvangen creditnota’s |
Rooster 48 bevat de uitgereikte creditnota’s voor handelingen die in de roosters 44 en 46 zijn aangegeven. Rooster 84 bevat de ontvangen creditnota’s voor handelingen die in de roosters 86 en 88 zijn aangegeven. De overige creditnota’s komen respectievelijk in de roosters 49 en 85. Het juiste rooster hangt dus af van de aard van de transactie.
De bedragen worden positief ingevuld in de correctieroosters van de btw-aangifte: u mag het minteken uit een calculator daar niet overnemen. De correcties worden in de passende rubrieken verwerkt, in plaats van eerder aangegeven verkopen of aankopen vrij te wijzigen.
Voorbeeld: een onderneming reikt een creditnota uit van 100 € exclusief btw en 21 € btw voor een gewone Belgische verrichting die tegen 21 % belastbaar is.
Als aan de voorwaarden voor teruggaaf is voldaan, wordt de basis van 100 € in rooster 49 opgenomen en de belasting van 21 € in rooster 64.
Bij een klant die de btw volledig heeft afgetrokken, verloopt de regularisatie normaal via de roosters 85 en 63. Het aankoopbedrag wordt ook verminderd in het bijbehorende rooster 81, 82 of 83. Die roosters worden immers ingevuld na aftrek van de ontvangen creditnota’s.
Raadpleeg ook onze gids over de btw-aangifte in België.
Hoe boekt u een creditnota?
In de boekhouding van de leverancier verlaagt een creditnota het verkoopbedrag en de vordering op de klant.
Voor een correctie van 100 € exclusief btw en 21 € btw komt de boeking schematisch neer op:
- De verkopen met 100 € verminderen.
- 21 € btw regulariseren.
- De vordering op de klant met 121 € verminderen.
Bij de klant die de creditnota ontvangt, verlaagt de omgekeerde boeking de schuld aan de leverancier en, waar van toepassing, de aankoopkosten en de eerder afgetrokken btw.
De te gebruiken rekeningen hangen af van het rekeningstelsel, de aard van de verrichting en de bijzonderheden van het dossier.
Een accountant kan de zelfstandige of vennootschap helpen om deze correcties juist te boeken, vooral wanneer ze betrekking hebben op een al afgesloten boekjaar.
Wat als de oorspronkelijke factuur al is aangegeven?
Een creditnota kan worden uitgereikt nadat de btw-aangifte met de oorspronkelijke factuur is ingediend.
Bij een gebruikelijke, gerechtvaardigde vermindering achteraf wordt de correctie verwerkt in het tijdvak waarin de voorwaarden voor regularisatie zijn vervuld en het verbeterende document wordt uitgereikt.
U moet de oorspronkelijke aangifte dus niet automatisch heropenen.
Let op: de rechtzetting van een oude fiscale fout en een commerciële korting achteraf worden niet noodzakelijk op dezelfde manier behandeld. De oorzaak van de fout, de datums en de wettelijke termijnen moeten worden onderzocht.
Bronnen: SPF Finances: Déclaration périodique · Belgium.be: Déduction de la TVA en amont · SPF Finances: déclaration TVA, opérations à la sortie · SPF Finances: déclaration TVA, opérations à l’entrée · SPF Finances: déclaration TVA, taxes dues · SPF Finances: déclaration TVA, taxes déductibles · SPF Finances: règles de validation d’une déclaration Intervat · Sénat: restitution et reversement de TVA sur créances récupérées, article 79 · Commission des normes comptables: plan comptable minimum normalisé des entreprises
Creditnota’s en elektronische facturering via Peppol in 2026
Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturering verplicht voor B2B-verrichtingen die in België binnen het toepassingsgebied van deze regelgeving vallen.
Deze verplichting geldt ook voor creditnota’s en debetnota’s die gestructureerde elektronische facturen corrigeren.
Moet u een creditnota via Peppol versturen?
Peppol is het standaardkanaal wanneer de creditnota onder de Belgische verplichting voor gestructureerde elektronische facturering valt. Een ander systeem blijft mogelijk als de partijen dat overeenkomen, op voorwaarde dat het voldoet aan de Europese norm EN 16931 en de toegestane syntaxes. De betrokken ondernemingen moeten wel via Peppol kunnen verzenden en ontvangen. Via dit netwerk wisselen facturatieprogramma’s documenten rechtstreeks uit.
Een elektronische creditnota moet onder meer het volgende mogelijk maken:
- De leverancier en de klant identificeren.
- De oorspronkelijke factuur terugvinden.
- De gecrediteerde bedragen en de belastingen onderscheiden.
- De correctie automatisch verwerken.
- Een controleerbaar bewijs van verzending bewaren.
Voor de betrokken Belgische B2B-verrichtingen volstaat een gewone pdf per e-mail niet langer als normale facturatiemethode.
De verplichting geldt echter niet algemeen voor alle klanten. B2C-transacties, internationale transacties en bepaalde andere situaties blijven onder hun eigen regels vallen.
Mag u in 2026 nog een creditnota als pdf versturen?
Dat hangt af van de gecorrigeerde factuur en de situatie.
De officiële Belgische FAQ over elektronische facturering verduidelijkt dat een in 2026 uitgereikte creditnota voor een factuur uit 2025 die niet gestructureerd elektronisch was, bijvoorbeeld een pdf-factuur, nog in die vorm mag worden uitgereikt, onder meer op voorwaarde dat de klant daarmee instemt.
Wanneer een nota daarentegen een gestructureerde elektronische factuur wijzigt en daarnaar verwijst, moet ze voldoen aan de formaatvereiste die voor die factuur geldt.
Voorbeeld: in december 2025 is een pdf-factuur uitgereikt. In oktober 2026 wordt een prijsvermindering toegekend. Het formaat van de creditnota moet worden beoordeeld volgens de overgangsbepalingen die in de officiële FAQ worden toegelicht.
Moet u positieve of negatieve bedragen gebruiken in Peppol?
Dit is een belangrijk verschil tussen de rekenkundige controle en het aanmaken van het elektronische document.
Op CalculTVA.be kunt u −121 € invoeren om een correctie van 121 € inclusief btw weer te geven.
Bij een gestructureerde Peppol-creditnota van type 381 geeft het documenttype al aan dat het om een credit gaat. De gecrediteerde bedragen worden daarom gewoonlijk positief weergegeven. De specificaties laten in bepaalde situaties wel negatieve lijnen toe.
Er bestaan ook negatieve facturen, waarvoor de tekens anders worden behandeld.
Zet bij het aanmaken van het elektronische bestand niet automatisch alle bedragen om naar negatieve bedragen. Gebruik facturatiesoftware die aan de Peppol-specificaties voldoet.
Bronnen: Justel: arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, article 5, mentions de la facture · e-facture: Champ d’application de la facturation électronique obligatoire · e-facture: Fonctionnement de Peppol et du format Peppol-BIS · e-facture: FAQ, droit à déduction, notes de crédit et sanctions · Peppol BIS Billing: Spécifications de calcul et d’arrondi
Bijzondere gevallen: welke btw-regels past u toe?
Niet elke creditnota heeft betrekking op een gewone Belgische verkoop met 21 % btw.
Sommige verrichtingen vereisen een specifieke behandeling.
Creditnota en verlegging van btw
Wanneer de oorspronkelijke factuur onder de verlegging van heffing valt, is de medecontractant volgens de toepasselijke regels de btw verschuldigd.
De creditnota moet de fiscale behandeling van de betrokken verrichting volgen. U mag niet automatisch 21 % Belgische btw bij het gecrediteerde bedrag tellen.
De klant moet zo nodig de bedragen aanpassen die die zelf heeft aangegeven en afgetrokken onder de verlegging van heffing.
De vermelding over de verlegging van heffing en de andere vereiste gegevens moeten overeenstemmen met de correctie.
Creditnota voor een van btw vrijgestelde verrichting
Een oorspronkelijke factuur kan vrijgesteld zijn van btw of onder een regeling vallen waarbij geen belasting wordt aangerekend.
De creditnota neemt die fiscale kwalificatie over wanneer ze de betrokken verrichting corrigeert.
Het ontbreken van btw betekent niet noodzakelijk dat het toepasselijke tarief 0 % is.
U moet onderscheid maken tussen het nultarief, een vrijstelling, een verrichting buiten het toepassingsgebied en een bijzondere regeling.
Creditnota onder de btw-vrijstellingsregeling
Een zelfstandige onder de vrijstellingsregeling van belasting rekent normaal geen btw aan op verrichtingen die onder die regeling vallen.
Een creditnota voor een van die facturen bevat dus geen aangerekende btw die kan worden teruggevorderd.
De vermelding van de vrijstellingsregeling moet behouden blijven en het document moet de oorspronkelijke factuur duidelijk identificeren.
De regels voor dit statuut vindt u in onze gids over de btw-vrijstelling in België.
Welk btw-tarief geldt als het tarief sinds de factuur is gewijzigd?
Wanneer een creditnota een eerdere verrichting corrigeert, moet u het tarief en de btw-regeling van die verrichting terugvinden.
Het tarief dat geldt op de uitreikingsdatum van de creditnota is niet automatisch het juiste tarief.
Als de oorspronkelijke verkoop bijvoorbeeld terecht onder 6 % viel, mag u een correctie voor die verkoop niet willekeurig tegen 21 % herberekenen.
Een annulering gevolgd door een nieuwe verrichting kan wel een andere beoordeling vereisen, afhankelijk van de datums en de toepasselijke btw-regels.
Moet u een creditnota maken als een klant niet betaalt?
Nee, niet alleen omdat een klant niet heeft betaald.
Een onbetaalde factuur blijft normaal een vordering van de onderneming zolang de verkoop niet is geannuleerd of verminderd, of de voorwaarden voor een andere regularisatie niet zijn vervuld.
Artikel 77, § 1, 7°, van het Btw-Wetboek voorziet in een teruggaaf bij geheel of gedeeltelijk verlies van de schuldvordering van de prijs. Het verlies moet vaststaan: een betalingsachterstand alleen volstaat niet. Bij faillissement kan het recht worden uitgeoefend vanaf het vonnis van faillietverklaring, zonder te wachten op de sluiting van het faillissement of een voorafgaand attest van de curator.
Deze teruggaaf is onderworpen aan fiscale en documentaire voorwaarden. Ze mag niet worden verward met een commerciële korting of een vrijwillige annulering van een factuur.
Als de klant later een vordering geheel of gedeeltelijk betaalt waarvoor btw is teruggegeven, moet de leverancier de btw op het ontvangen bedrag terugstorten in het tijdvak waarin die de betaling ontvangt.
Bronnen: SPF Finances: Régime de la franchise de taxe · SPF Finances: Déductions et remboursement de TVA · Chambre: réponse du ministre des Finances, TVA et créances perdues (question 335, 7 juin 2012) · Sénat: restitution et reversement de TVA sur créances récupérées, article 79
Drie controles die vaak worden vergeten vóór de uitreiking van een creditnota
Sommige moeilijkheden komen pas na de opmaak van het document aan het licht, bij de boekhoudkundige afstemming of de belastingaangifte.
Met deze drie controles kunt u fouten beperken.
1. Controleer het werkelijke saldo als de factuur gedeeltelijk betaald is
Stel dat de oorspronkelijke factuur 605 € inclusief btw bedraagt.
De klant heeft al 300 € betaald. Daarna reikt u een creditnota van 121 € inclusief btw uit.
Het nieuwe netto gefactureerde bedrag is:
605 − 121 = 484 €.
Na aftrek van de al betaalde 300 € is de klant nog 184 € verschuldigd.
U hoeft de 121 € van de creditnota dus niet automatisch terug te betalen: de creditnota kan gewoon het nog verschuldigde bedrag verminderen.
Deze afstemming van factuur, betaling en creditnota is essentieel voor een correct beheer van de klantenrekening.
2. Vergelijk de gecrediteerde bedragen met de oorspronkelijke factuurlijnen
Bij een factuur met meerdere btw-tarieven, vervoerskosten of kortingen moet het gecrediteerde bedrag worden gekoppeld aan de elementen die werkelijk worden geannuleerd.
Een retour van goederen kan leiden tot een correctie van de productprijs, maar niet noodzakelijk van alle bijkomende kosten.
Omgekeerd moeten oorspronkelijk gefactureerde kosten mogelijk ook worden gecrediteerd als hun reden van bestaan door de annulering wegvalt.
U moet de maatstaf van heffing dus onderzoeken vóór u de belasting berekent.
3. Controleer uitgereikte en ontvangen creditnota’s over meerdere tijdvakken
Een onderneming kan een verrichting in december hebben gefactureerd en de creditnota in januari van het volgende boekjaar uitreiken.
Voor een correcte boekhoudkundige en fiscale verwerking is het nuttig om een controlespoor te bewaren met:
- De oorspronkelijke factuur.
- De reden voor de wijziging.
- De gedateerde en genummerde creditnota.
- Het bewijs van verzending aan de klant.
- De eventuele betaling of terugbetaling.
- Het bijbehorende btw-aangiftetijdvak.
Door deze stukken te bewaren kunt u ook dubbele documenten herkennen en vermijden dat dezelfde correctie tweemaal wordt geboekt.
Bronnen: Justel: arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, article 5, mentions de la facture · SPF Finances: Base d’imposition
Welke fouten moet u vermijden bij het opmaken van een creditnota?
Verschillende fouten kunnen de kwaliteit van het document aantasten of tot een onjuiste btw-regularisatie leiden.
De oorspronkelijke factuur verwijderen. Van een al uitgereikte factuur die moet worden gecorrigeerd, moet een documentair spoor blijven bestaan. Verwijdering vervangt geen verbeterend document.
De verwijzing naar de oorspronkelijke factuur vergeten. Zonder die verwijzing kan het moeilijk worden om het verband tussen de correctie en de oorspronkelijke transactie aan te tonen.
Een verkeerd btw-tarief toepassen. De fiscale behandeling moet overeenstemmen met de verrichting die werkelijk wordt gecorrigeerd.
Het volledige bedrag crediteren in plaats van een deel. Daardoor kunnen de omzet en de verschuldigde btw te sterk worden verminderd.
Specifieke fiscale vermeldingen vergeten. Een creditnota kan bijzondere informatie over een vrijstelling, verlegging van heffing of teruggaaf vereisen.
Een verkeerd elektronisch formaat gebruiken. Sinds 2026 moeten documenten die onder de verplichting voor elektronische B2B-facturering vallen, voldoen aan de toepasselijke regels voor verzending en formaat.
De btw-aangifte negeren. Een correct verstuurde nota kan nog altijd tot een fiscale fout leiden als ze in het verkeerde tijdvak of rooster wordt geboekt.
Vraag bij twijfel advies aan een accountant of belastingadviseur voordat u de correctie uitvoert.
Bronnen: Justel: arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, article 5, mentions de la facture · e-facture: Champ d’application de la facturation électronique obligatoire
Hoe controleert u een creditnota met CalculTVA.be?
Zoek eerst de oorspronkelijke factuur en het toepasselijke btw-tarief op om de bedragen van een creditnota te controleren.
Op CalculTVA.be kunt u vervolgens:
- Het te corrigeren bedrag exclusief of inclusief btw invoeren met een minteken.
- Het btw-tarief van de verrichting selecteren.
- Het berekende belastingbedrag controleren.
- De gecorrigeerde bedragen met die van de oorspronkelijke factuur vergelijken.
- De berekening afzonderlijk herhalen als er meerdere tarieven zijn.
Met de calculator controleert u de bedragen. De tool bepaalt echter niet op zichzelf de wettelijke verplichtingen, het aangiftetijdvak of het recht op terugbetaling.
Lees voor meer uitleg over de berekeningen ook onze gidsen over de maatstaf van heffing voor de btw, intracommunautaire btw en de btw op een factuur controleren.
Bronnen: SPF Finances: Base d’imposition
Officiële bronnen en nuttige verwijzingen
De regels in deze gids zijn onder meer gebaseerd op:
- Koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992, met name de artikelen 5, 12 en 13 over facturering en verbeterende documenten.
- De FOD Financiën: boekhouding en facturering, voor de boekhoudkundige verplichtingen en de boeken. Voor de btw-bewaartermijn raadpleegt u de wet van 18 december 2025 en de officiële informatie over het bewaren van elektronische facturen die bij de bronnen worden vermeld.
- De FOD Financiën: maatstaf van heffing voor de btw, voor het bepalen van de bedragen waarop belasting wordt geheven.
- De officiële FAQ over elektronische facturering, met name over Peppol-creditnota’s en correcties van facturen uit 2025.
- De verplichtingen voor elektronische facturering in België, voor de B2B-regels die in 2026 in werking zijn getreden.
Met een creditnota corrigeert u een factuur zonder de oorspronkelijke verrichting te wissen. Een correct opgesteld document identificeert de oorspronkelijke factuur, verantwoordt de correctie, vermeldt de juiste bedragen en volgt de toepasselijke btw-regeling.
Een controle van de berekening exclusief btw, btw en inclusief btw is noodzakelijk, maar moet altijd samengaan met een boekhoudkundige en fiscale behandeling die bij de situatie past.
Bronnen: Justel: arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, article 5, mentions de la facture · SPF Finances: Base d’imposition · e-facture: FAQ, droit à déduction, notes de crédit et sanctions · e-facture: Champ d’application de la facturation électronique obligatoire · e-facture: Conservation des factures et original XML · Justel: loi du 18 décembre 2025, conservation TVA (articles 97 et 101)