Is elektronische facturatie in België verplicht sinds 2026?
Ja, sinds 1 januari 2026 voor B2B-handelingen binnen het toepassingsgebied van de Belgische regelgeving. Betrokken ondernemingen moeten gestructureerde elektronische facturen kunnen uitreiken en ontvangen die hun facturatie- en boekhoudsoftware kan verwerken. De verplichting is al van kracht en is niet uitgesteld tot 2027.
De standaardroute gebruikt het Peppol-netwerk en het Peppol-BIS-formaat. Alleen een pdf of Excel-bestand mailen voldoet niet aan deze verplichting. Uitzonderingen hangen af van de partijen en de handeling.
| Transactie | Belangrijkste regel |
|---|---|
| Belgische B2B binnen het toepassingsgebied | Gestructureerde elektronische facturen zijn verplicht tussen de betrokken ondernemingen, behoudens wettelijke uitzonderingen. |
| B2C: verkoop aan een particulier | De B2B-regel verplicht geen gestructureerde factuur aan de particulier. Ontvangst van leveranciersfacturen moet apart worden onderzocht. |
| B2G: overheidsinstantie | Eigen regels voor overheidsopdrachten, onder meer voor opdrachten bekendgemaakt na 1 maart 2024. Controleer drempels en opdrachtdocumenten. |
| Internationale facturatie | De Belgische binnenlandse B2B-verplichting geldt niet automatisch. Controleer het land, de handeling en andere toepasselijke regels. |
Mag een pdf nog?
Ja, in bepaalde situaties buiten de Belgische B2B-verplichting, waaronder B2C en internationale transacties, afhankelijk van de regels en vereiste toestemming. Bij een betrokken handeling mag een pdf de gestructureerde factuur begeleiden, maar niet vervangen. Boek beide versies niet als twee afzonderlijke facturen.
Wie valt eronder: zelfstandigen, kmo’s en de btw-vrijstelling?
De omvang van de onderneming is niet het hoofdcriterium. Een vennootschap, kmo of zelfstandige in hoofd- of bijberoep kan betrokken zijn zodra de handelingen binnen het toepassingsgebied vallen.
Btw-plichtigen, ook onder de vrijstellingsregeling
De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (Franse gids) is geen algemene vrijstelling van gestructureerde facturatie. Een onderneming kan deze facturen moeten uitreiken en ontvangen zonder btw aan haar klanten aan te rekenen.
Een zelfstandig grafisch ontwerper onder de vrijstellingsregeling die een Belgische vennootschap factureert, kan dus betrokken zijn. Een winkel die uitsluitend aan particulieren verkoopt, moet ook de ontvangst van Belgische leveranciersfacturen onderzoeken. Een kmo met een ERP moet de uitreiking, ontvangst en verwerking van gestructureerde gegevens controleren, niet alleen de aanmaak van pdf’s.
Artikel 44 en andere uitzonderingen: uitreiken verschilt van ontvangen
Ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die krachtens artikel 44 van het Btw-Wetboek zijn vrijgesteld, vallen buiten de door het federale portaal beschreven uitreikings- en ontvangstplicht. Een handeling die zelf door dat artikel is vrijgesteld, vereist evenmin deze gestructureerde uitwisseling.
Failliete belastingplichtigen en forfaitaire belastingplichtigen bedoeld in artikel 56 behoren tot de uitzonderingen voor uitreiking. Trek die uitzondering niet automatisch door naar ontvangst. De bijzondere landbouwregeling kan eveneens minstens de ontvangst van B2B-facturen vereisen.
Niet in België gevestigde belastingplichtigen zonder vaste inrichting vallen buiten het binnenlandse toepassingsgebied dat de administratie beschrijft, ook met een Belgisch btw-nummer. Gemengde activiteiten of belaste handelingen kunnen de beoordeling wijzigen; de naam van een beroep volstaat niet.
Vertrek bij twijfel van het officiële toepassingsgebied en de uitzonderingen (FR) en laat uw situatie door uw accountant nakijken.
Wat is een gestructureerde elektronische factuur?
Ze bevat gegevens volgens een gestandaardiseerd computermodel: leverancier, klant, factuurnummer en -datum, regels, maatstaven van heffing, btw-categorieën en vereiste vermeldingen. Software kan deze gegevens lezen en verwerken zonder het document over te typen.
Ze is dus meer dan een digitale versie van een papieren factuur. Het formaat maakt geautomatiseerde uitwisseling mogelijk, maar vervangt geen interne controles of correcte software-instellingen.
| Formaat | Gebruik | Voldoende voor betrokken B2B? |
|---|---|---|
| Pdf per e-mail | Lezen, afdrukken of visuele weergave. | Nee, niet op zichzelf. |
| Excel of CSV | Berekeningen voorbereiden of simulaties exporteren. | Nee, niet op zichzelf. |
| Peppol-BIS: XML/UBL | Gestandaardiseerde gegevens uitwisselen tussen systemen. | Ja, als factuur en verzending aan de eisen voldoen. |
| Ander gestructureerd formaat | Afspraak tussen handelspartners. | Mogelijk met wederzijds akkoord en naleving van EN 16931. |
Moet ik Excel opgeven?
U kunt een rekenblad blijven gebruiken om berekeningen voor te bereiden. Voor de uitreiking van een betrokken B2B-factuur is wel een oplossing nodig die conforme gestructureerde gegevens aanmaakt en verzendt. Een CSV-export of Excel-bijlage voert die stap niet uit.
Hoe werkt Peppol in België?
Met Peppol wisselen twee softwarepakketten gestructureerde handelsdocumenten uit via dienstverleners. Peppol-BIS gebruikt XML/UBL en voldoet aan de Europese norm EN 16931. Normaal hoeft u het XML-bestand niet zelf te programmeren; uw oplossing regelt dat.
Uw software kan ontvangers detecteren. Met de Peppol Directory kunt u ook aangesloten ondernemingen opzoeken.
Vereenvoudigd traject: software leverancier → accesspoint leverancier → accesspoint klant → software klant.
- Aanmaken: de leverancier stelt de factuur op met partijen, regels, maatstaven van heffing en btw-gegevens.
- Structureren: de software maakt het document en voert de voorziene technische controles uit.
- Verzenden: het Peppol-accesspoint van de leverancier stuurt het document naar dat van de ontvanger.
- Ontvangen: de oplossing van de klant ontvangt de gestructureerde gegevens.
- Controleren: de onderneming vergelijkt de factuur met de bestelling, keurt ze goed en verwerkt ze in de boekhouding.
Is Peppol in alle gevallen verplicht?
Het is de standaardroute. Een andere verzendmethode of een ander gestructureerd formaat vereist het akkoord van beide partners en naleving van EN 16931. Bewaar dat akkoord schriftelijk als bewijs. Enkel afspreken om pdf’s uit te wisselen voldoet niet aan die voorwaarde.
Beveiligd transport garandeert niet dat het btw-tarief of de betaalgegevens juist zijn. Peppol keurt de factuur niet commercieel voor u goed en betaalt ze niet automatisch. Blijf de identiteit van partners en de betaling controleren.
Wat als de klant geen Peppol-facturen kan ontvangen?
De federale FAQ beschrijft een terugvalregeling wanneer de klant nog geen gestructureerde facturen kan ontvangen. De uitreiker kan een ander beveiligd kanaal afspreken, waaronder papier of pdf; voor elektronische verzending is toestemming van de klant nodig.
De alternatieve factuur kan aan de facturatieplicht van de uitreiker voldoen. De klant moet zich nog steeds in orde stellen en riskeert een boete. Bewaar de correspondentie over het incident. De FAQ verlangt geen retroactieve herverzending van gestructureerde facturen zodra het systeem van de klant werkt.
In zes stappen overstappen op elektronische facturatie
Gebruikt u nog Word, Excel of uitsluitend pdf’s? Organiseer een volledig proces voor verzending, ontvangst, controle en archivering. Alleen de vermelding “Peppol-compatibel” in een aanbod beschrijft niet al die functies.
- Breng facturen in kaart: Belgische ondernemingen, particulieren, overheden, buitenlandse klanten en mogelijk vrijgestelde handelingen.
- Onderzoek uw software: vraag of het facturatiepakket, boekhoudpakket of ERP Peppol-BIS kan uitreiken en ontvangen.
- Activeer een passende oplossing: vergelijk functies, totale kosten en samenwerking met uw accountant.
- Test een volledige cyclus: verzenden, ontvangen, gegevens, belastingen, creditnota’s en beschikbare technische bevestigingen.
- Leg controles vast: wie maakt aan, keurt goed, corrigeert en betaalt; hoe worden dubbels, weigeringen en verkeerde ontvangers behandeld?
- Bereid bewaring voor: toegang, back-ups, opvraging en export van gestructureerde originelen bij een andere leverancier.
Welke software kiest u?
Voor een zelfstandige kan een met Peppol verbonden platform volstaan. Een kmo met voorraad, bestellingen of grote volumes heeft mogelijk een boekhoud- of ERP-integratie nodig. Bestaande software kan een extra module vereisen.
Controleer vóór u tekent of zowel verzending als ontvangst inbegrepen zijn. Vraag naar creditnota’s, meerdere tarieven, bijzondere handelingen en weigeringen. Controleer export van originele XML-bestanden, samenwerking met de accountant, ondersteuning, privacy, hosting en opzegging.
Het federale portaal verzamelt softwareoplossingen (FR). Vermelding is geen kwaliteitscertificaat of commerciële aanbeveling door de administratie. Controleer prijzen en eventuele gratis formules bij de aanbieders.
Welke sancties gelden bij niet-naleving in 2026?
Het ontbreken van technische middelen om gestructureerde facturen uit te reiken en te ontvangen kan specifieke administratieve boetes opleveren. Die staan los van de bestaande sancties voor ontbrekende, laattijdige of onjuiste facturen.
| Vastgestelde overtreding | Boete |
|---|---|
| Eerste overtreding | 1 500 € |
| Tweede overtreding, onder voorwaarden | 3 000 € |
| Volgende overtredingen, onder voorwaarden | 5 000 € |
Wanneer is sprake van herhaling?
Een tweede of volgende overtreding kan hiervoor pas worden vastgesteld ten vroegste drie maanden na de vaststelling van de vorige overtreding die tot een administratieve boete leidde. Dat betekent niet dat elke onjuiste pdf automatisch 1 500 € boete oplevert: het soort overtreding moet worden bepaald.
Zijn de tolerantieperiodes voorbij?
Ja. De algemene tolerantie van 1 januari tot en met 31 maart 2026 is voorbij, net als de gerichte tolerantie voor self-billing tot en met 30 juni 2026. Geen van beide stelde de verplichting uit tot 2027.
De administratie kan uitzonderlijke technische problemen individueel beoordelen en beslissen geen boete op te leggen. Dat gebeurt niet automatisch. Bewaar bewijzen van uw inspanningen, incidenten en contacten met uw softwareleverancier.
Peppol-facturen: bedragen exclusief btw, btw en totaal controleren
Het elektronische formaat vereenvoudigt gegevensverwerking, maar bewijst niet dat het btw-tarief juist is. Controleer de partijen, maatstaven van heffing, mogelijke vrijstellingen, bedragen en fiscale vermeldingen.
Deze simulatie gebruikt twee tarieven om de berekening te tonen. De werkelijke toepassing hangt af van het goed of de dienst en de wettelijke voorwaarden.
Btw = bedrag exclusief btw × tarief / 100. Inclusief btw = exclusief btw + btw. Bij één tarief van 21 % rekent u terug met exclusief btw = inclusief btw ÷ 1,21. Deel een totaal met verschillende tarieven niet door één coëfficiënt.
| Regel | Excl. btw | Tarief | Btw | Incl. btw |
|---|---|---|---|---|
| Dienst A | 100,00 € | 21 % | 21,00 € | 121,00 € |
| Product B | 50,00 € | 6 % | 3,00 € | 53,00 € |
| Totaal | 150,00 € | Twee tarieven | 24,00 € | 174,00 € |
De calculator en CSV blijven simulatietools
Met de btw-calculator voor meerdere regels vergelijkt u bedragen. De gids over btw-afronding verklaart verschillen tussen afronding per regel en groepering. De uitreikende software moet de reken- en validatieregels van het verzonden formaat volgen.
Een onafhankelijke controle helpt bij migratie, import of een verschil. Deze calculator en de exports maken geen gestructureerde factuur, verzenden niets naar Peppol en beoordelen niet de volledige fiscale behandeling. Gebruik geschikte software voor de uitreiking en ontvangst.
Hoe bewaart u elektronische facturen in België?
Het federale portaal vermeldt voor btw een algemene bewaartermijn van zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking. Bepaalde herzieningen van de btw-aftrek vereisen vijftien of vijfentwintig jaar, vooral voor onroerende bedrijfsmiddelen. Controleer de toepasselijke termijn voordat u documenten verwijdert.
Voor een factuur uit 2026 begint de algemene termijn van zeven jaar op 1 januari 2027 en loopt hij over 2027 tot en met 2033. Langere bijzondere termijnen vallen buiten dit voorbeeld.
Bewaar de originele XML en verzeker toegang
Bewaar bij voorkeur het oorspronkelijke gestructureerde XML-bestand: de FOD Financiën raadt dit sterk aan. Een formaatwijziging mag de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud of de leesbaarheid tijdens de vereiste termijn niet aantasten. Een afdruk alleen verliest de gestructureerde gegevens en bemoeilijkt het bewijs.
Voorzie back-ups, toegangsrechten, export bij het einde van een abonnement en snelle opvraging bij controle. Cloudopslag kan als de wettelijke verplichtingen worden nageleefd, waaronder volledige onlinetoegang in België bij elektronische bewaring in het buitenland. Persoonsgegevens blijven onderworpen aan de toepasselijke AVG-regels.
E-invoicing en e-reporting: wat is gepland voor 2028?
E-invoicing regelt de uitwisseling van gestructureerde facturen tussen ondernemingen. E-reporting gaat over de overdracht van bepaalde gegevens aan de administratie. In de eerste fase vanaf 1 januari 2026 verstuurt Peppol uw factuurgegevens niet automatisch naar de FOD Financiën.
De ministerraad keurde op 18 juli 2026 een voorontwerp over elektronische rapportering goed. De regeringsplanning noemt 2028; de definitieve verplichtingen hangen af van aangenomen teksten en hun inwerkingtreding. Een voorontwerp is geen reeds geldende verplichting.
Raadpleeg de federale FAQ over e-reporting (FR) en het bericht van de ministerraad (FR) voordat u procedures aanpast.
Checklist: is uw onderneming klaar voor Peppol?
Controleer deze zes punten met wie uw facturen voorbereidt, goedkeurt en boekt. Formaat, berekeningen en bewaring moeten op elkaar aansluiten.
- De handelingen en handelspartners die onder de Belgische verplichting vallen, zijn bepaald.
- De tool reikt gestructureerde facturen uit en ontvangt ze in het vereiste formaat.
- Een verzendtest en een ontvangsttest zijn uitgevoerd.
- Gegevens, tarieven, maatstaven, afrondingen en bijzondere vermeldingen worden gecontroleerd.
- De accountant kent de goedkeuringsprocedure en de behandeling van dubbels en creditnota’s.
- Gestructureerde originelen kunnen worden opgehaald en gedurende de toepasselijke termijn worden bewaard.
Vóór de volgende factuur
Correct werken betekent betrokken facturen herkennen, het juiste formaat en kanaal gebruiken en de documenten bewaren. Voor een onafhankelijke rekencontrole gebruikt u de btw-calculator voor meerdere regels. Vraag de FOD Financiën of uw accountant om een beoordeling van uw specifieke situatie.